Primero debes ingresar a un operador de información autorizado por el Ministerio de Salud (por ejemplo, Aportes en Línea, SOI, Mi Planilla, entre otros) y registrar o actualizar los datos del aportante (empresa o independiente) y de cada trabajador a reportar. Luego debes seleccionar el tipo de planilla y el periodo a pagar, e ingresar el Ingreso Base de Cotización (IBC) de cada persona, sobre el cual el sistema calcula automáticamente los aportes a salud, pensión, ARL y, si aplica, parafiscales.

Una vez liquidada la planilla, el sistema genera un número de planilla y el valor total a pagar, que puedes cancelar mediante pago electrónico (PSE), tarjeta de crédito, o en algunos casos pago presencial en entidades bancarias autorizadas, dentro del plazo que te corresponda según los dos últimos dígitos de tu NIT o cédula.

Al finalizar el pago, el operador entrega un comprobante de pago que debes conservar como soporte de cumplimiento ante una eventual auditoría de la UGPP.

La PILA se paga mes vencido (los aportes de un mes se pagan durante el mes siguiente) y el plazo se calcula en días hábiles, entre el segundo y el decimosexto día hábil del mes siguiente al periodo cotizado, según los dos últimos dígitos del NIT (para empresas) o de la cédula (para personas naturales), sin incluir el dígito de verificación. Entre más altos sean esos dos últimos dígitos, más tarde en el mes vence el plazo, dentro de ese rango de días hábiles.

Si la fecha que te corresponde cae en un fin de semana o día festivo, el plazo se traslada automáticamente al siguiente día hábil. Este calendario está vigente para 2026 y se basa en el Decreto 1990 de 2016, que modificó el Decreto 780 de 2016.

Por la precisión que exige esta información y porque el calendario exacto (qué día hábil corresponde a cada combinación de dígitos) puede variar levemente según los festivos de cada año, te recomendamos verificar la tabla oficial actualizada de 2026 directamente en el operador de PILA que utilices o en el sitio del Ministerio de Salud antes de programar tus pagos.

Si pagas después de la fecha límite que te corresponde, se generan automáticamente intereses de mora sobre el valor adeudado, calculados según la tasa de interés moratorio vigente que aplica la UGPP para este tipo de obligaciones. El sistema de PILA calcula estos intereses de forma automática al momento de liquidar un pago extemporáneo.

Además de los intereses, un patrón reiterado de mora en el pago de aportes puede activar procesos de fiscalización por parte de la UGPP, que puede exigir el pago retroactivo de aportes, intereses adicionales y, en casos de omisión o mora sistemática, imponer sanciones económicas a la empresa.

Para un trabajador dependiente, el Ingreso Base de Cotización (IBC) corresponde, en general, al salario mensual que devenga, sobre el cual el operador de PILA calcula automáticamente los porcentajes de salud, pensión, ARL (según el nivel de riesgo del cargo) y, si aplica, los parafiscales.

Para un trabajador independiente con contrato de prestación de servicios, el IBC corresponde como mínimo al 40% del valor mensualizado del contrato, sin incluir IVA si aplica, con un IBC que no puede ser inferior a un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) ni superior a 25 SMMLV. En algunos casos, es el propio contratante quien debe hacer la retención y el giro de estos aportes a través de PILA, respetando los plazos según los dos últimos dígitos del NIT del contratante.

Para un trabajador dependiente, el IBC corresponde en general al salario mensual, sin que pueda ser inferior a un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) ni superior, como regla general, a 25 SMMLV, salvo excepciones específicas previstas en la normativa.

Para un trabajador independiente con contrato de prestación de servicios, el IBC se calcula sobre el 40% del valor mensualizado del contrato (excluyendo el IVA si aplica), con el mismo rango mínimo de 1 SMMLV y máximo de 25 SMMLV. Para independientes con ingresos variables (por ejemplo, comisionistas o rentistas de capital), existen reglas específicas adicionales sobre cómo calcular el IBC según el tipo de ingreso.

En salud, el aporte total es del 12,5% del IBC, del cual el 4% lo asume el trabajador (o el independiente en su totalidad) y el 8,5% lo asume el empleador (salvo que este último esté exonerado de ese pago por beneficios tributarios específicos, como ocurre con muchas personas jurídicas conforme al artículo 114-1 del Estatuto Tributario). En pensión, el aporte total es del 16% del IBC, distribuido en 4% a cargo del trabajador y 12% a cargo del empleador.

El aporte a la ARL corresponde en su totalidad al empleador y su porcentaje varía según el nivel de riesgo del cargo (de aproximadamente 0,522% en riesgo I hasta 6,96% en riesgo V, según la tarifa vigente). Los aportes parafiscales a Caja de Compensación Familiar corresponden al 4% del IBC, a cargo del empleador (con exoneraciones similares a las de salud para ciertas empresas).

Debes registrarte como aportante independiente en el operador de PILA de tu elección, indicando tus datos personales, tu EPS, tu fondo de pensiones (Colpensiones o una AFP) y, si tu actividad implica riesgo, tu ARL. Luego debes calcular tu IBC (mínimo 40% del valor mensualizado de tus ingresos, con los límites de 1 a 25 SMMLV) y generar tu primera planilla seleccionando el periodo a pagar.

Una vez generada la planilla, puedes pagarla por PSE, tarjeta de crédito u otros medios habilitados por el operador, dentro del plazo que te corresponda según los dos últimos dígitos de tu cédula.

Los operadores de PILA clasifican las planillas según el tipo de aportante y la situación que se está reportando. En términos generales: la planilla tipo E corresponde a empleadores que reportan y pagan aportes de sus trabajadores dependientes; la planilla tipo I corresponde a trabajadores independientes que pagan sus propios aportes; la planilla tipo S se usa para reportar novedades como suspensiones temporales del contrato (por ejemplo, licencias no remuneradas); la planilla tipo N se usa para reportar otras novedades administrativas (como retiro de un trabajador); y la planilla tipo O corresponde a aportantes voluntarios u otros casos especiales no cubiertos por las categorías anteriores.

La selección incorrecta del tipo de planilla es un error común que puede generar inconsistencias frente a la UGPP, por lo que es importante verificar con tu operador o con un asesor contable cuál corresponde exactamente a tu situación antes de generarla.

Debes ingresar al mismo operador donde generaste y pagaste la planilla original y buscar la opción de corrección de planillas, donde generalmente puedes generar una planilla de ajuste que corrija los datos incorrectos (por ejemplo, un IBC mal calculado o un periodo equivocado). Dependiendo del tipo de error, puede que debas pagar una diferencia adicional (si el aporte quedó por debajo de lo correcto) o solicitar la reclasificación de un pago realizado en exceso.

Es importante corregir estos errores lo antes posible, ya que las inconsistencias entre lo pagado por PILA y lo reportado en la nómina de la empresa son una de las principales causas de auditorías por parte de la UGPP.

Si pagaste dos veces la misma planilla o el mismo periodo por error, debes contactar directamente al operador de PILA donde se realizó el pago duplicado y solicitar el trámite de devolución o compensación del valor pagado de más. Cada operador tiene su propio procedimiento y tiempos de respuesta para este tipo de solicitudes, por lo que es importante conservar los comprobantes de ambos pagos como soporte.

En algunos casos, en lugar de una devolución en dinero, el operador puede ofrecerte la opción de aplicar ese valor pagado de más como saldo a favor para el pago del siguiente periodo, lo cual suele ser un trámite más ágil que la devolución directa.

Puedes descargar el comprobante de pago directamente desde la plataforma del operador de PILA que utilizaste para generar y pagar la planilla, normalmente en la sección de historial de pagos o planillas, ingresando con tu usuario registrado. El comprobante incluye el número de planilla, el periodo pagado, el detalle de los aportes por cada trabajador y el valor total pagado.

Este comprobante es el soporte oficial que debes conservar para demostrar el cumplimiento de tus obligaciones ante una eventual auditoría de la UGPP, así como para trámites posteriores como certificaciones laborales o reclamaciones ante las EPS, ARL o fondos de pensiones.

Sí. El pago electrónico mediante PSE (Pagos Seguros en Línea), que se realiza directamente desde tu cuenta bancaria, es uno de los medios de pago más comunes y utilizados para cancelar la PILA, y no requiere tarjeta de crédito. La mayoría de los operadores de PILA ofrecen esta opción junto con otras alternativas como pago con tarjeta de crédito o, en algunos casos, pago presencial en bancos autorizados.

En Colombia existen varios operadores de información autorizados por el Ministerio de Salud para prestar el servicio de PILA, como Aportes en Línea, SOI (Sistema de Aportes en Línea), Mi Planilla, Simple, Fedumar y otros, cada uno con su propia interfaz, servicios adicionales (como automatización de nómina) y estructura de costos por transacción.

No existe un operador oficialmente designado como “el mejor”: la elección depende de factores como el volumen de trabajadores que manejes, si necesitas integración con tu software de nómina, la facilidad de uso de la plataforma y el soporte al cliente que ofrezca cada uno. Lo importante es verificar que el operador que elijas esté efectivamente autorizado por el Ministerio de Salud.

Si la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) detecta diferencias entre lo que reportaste en PILA y lo que debería corresponder según tu nómina o tus contratos (por ejemplo, un IBC subestimado o trabajadores no reportados), normalmente inicia un proceso de fiscalización que comienza con un requerimiento de información y, si la diferencia se confirma, puede continuar con un requerimiento para declarar y/o corregir, y eventualmente con un proceso de determinación oficial de los aportes y una liquidación oficial con intereses de mora.

Ante un requerimiento de la UGPP, lo recomendable es responder dentro de los plazos establecidos, revisar cuidadosamente con tu contador o asesor la información que están cuestionando, y corregir voluntariamente lo que corresponda cuanto antes, ya que la normativa suele ofrecer reducciones en sanciones o intereses cuando la corrección se hace de forma voluntaria antes de una liquidación oficial.